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GUIDA UTENTE FATTURA IMPRESA

GUIDA UTENTE FATTURA IMPRESA
(Vers. 4.5.0)

Installazione. 2

Prima esecuzione. 5

Login.. 6

Funzionalità. 7

Documenti 8

Creazione di un nuovo documento. 9

Ricerca di un documento. 17

Calcolare il totale di una lista di documenti 18

Anagrafica. 19

Archivi di base. 22

Gestione utenti 23

Emittente. 25

Opzioni e utility. 26

Registrazione del programma. 28


Installazione

Per avviare l’installazione di Fattura Impresa fare doppio click sul file FatturaImpresaSetup.exe.

Si aprirà la schermata visualizzata nella figura seguente:

Cliccare sul tasto avanti

Leggere la Licenza d’uso del software e cliccare sul pulsante Avanti.
Questo passaggio comporta l’accettazione di tutti i termini della licenza d’uso.

Di default il programma verrà installato nella cartella C:\Programmi\FatturaImpresa
E’ possibile cambiare la cartella di installazione, ma si consiglia di lasciare il percorso proposto.

Da qui è possibile selezionare il nome del link che comparirà nella voce Avvio Programmi.

Da questa schermata è possibile creare un’icona per l’avvio veloce del programma:

-           Sul Desktop (inserire una spunta sulla prima voce)

-           Sulla Barra di avvio veloce (Inserire una spunta sulla seconda voce)

Abbiamo terminato le impostazioni di setup.

Cliccare sul pulsante Installa per completare l’installazione.


Prima esecuzione

Alla prima esecuzione del programma è necessario impostare il percorso della cartella che utilizzerà il programma per salvare i database tramite la finestra seguente:

Se si intende utilizzare il programma in rete da più postazioni diverse è importante specificare un percorso di rete accessibile in lettura e scrittura da tutte le postazioni.

Ad ogni avvio del programma Fattura Impresa verifica lo stato della registrazione; se il programma non risulta registrato parte in versione demo.

Per registrare il programma passare al capitolo “Registrazione del programma”.

In versione Demo il software funziona senza limitazioni di funzionalità, ma permette di inserire al massimo 10 documenti e 10 contatti in anagrafica.

In tal modo è possibile provare l’efficienza di “Fattura Impresa” prima di procedere con l’eventuale acquisto.

Durante questa fase di test si ha diritto all’assistenza telefonica, via e-mail e con strumenti di accesso remoto gratuitamente e senza nessun impegno di acquisto.

E’ possibile inoltre richiedere, sempre gratuitamente e senza impegno, l’assistenza telefonica di un nostro tecnico per tutta la fase di installazione e configurazione del software.

Se poi si deciderà di acquistarlo tutti i dati inseriti nel periodo di prova non andranno persi!

Per acquistare il programma o per prenotare una demo online contattare il servizio clienti Pianeta Software al numero 0832.354162 o via e-mail all’indirizzo info@pianetasoftware.it


Login

L’accesso al programma è protetto da password e il programma è multiutente, quindi tiene traccia di quale utente ha inserito ogni singolo documento ed è possibile impostare una serie di permessi sulle operazioni consentite ad ogni singolo utente.


Gli utenti si gestiscono dalla maschera accessibile dalla voce di menu
Archivi di base
à Utenti  (illustrata più avanti nella guida).

Di default è presente un utente con nome Administrator e password admin.

La password admin in versione demo viene già preinserita dal programma, quindi per entrare è sufficiente cliccare su OK.

Funzionalità

Fattura Impresa è il programma ideale per una semplice gestione dei clienti e i fornitori e dei documenti utili ad una corretta gestione aziendale (fatture immediate e differite, documenti di trasporto, preventivi, ordini).

Il programma è multi-aziendale, quindi consente di gestire all’occorrenza,  in maniera indipendente, un numero illimitato di aziende.

All’apertura del programma infatti appare la seguente finestra che permette di selezionare l’azienda su cui si vuole lavorare e cliccando sul pulsante “Crea nuovo archivio” è possibile creare l’archivio di una nuova azienda.

4 sono le schermate principali del programma, facilmente accessibili tramite il menu superiore:

1. Documenti

2. Anagrafica

3. Archivi di base

4. Opzioni e utility


Documenti

Tramite questa maschera è possibile ricercare, visualizzare e gestire tutti i documenti aziendali (fatture immediate e differite, documenti di trasporto, preventivi, ordini).


Creazione di un nuovo documento

Per inserire un nuovo documento cliccare sull’icona “nuovo record”  sulla barra in basso.

Appare così la seguente finestra che permette di selezionare il tipo di documento che si intende creare:

Se necessario è anche possibile creare nuovi tipi di documenti dal menu

Archivi di Base à Tipi documenti


La maschera si predispone così per la creazione del nuovo documento del tipo selezionato:

Il numero del documento verrà generato in automatico al momento del salvataggio.

Per ogni primo documento di una serie il programma permetterà anche di specificare un numero diverso da 1 da cui continuerà la numerazione con i documenti successivi. In questo modo è possibile iniziare ad usare il programma anche durante l’anno.

La prima cosa da fare è selezionare il cliente (o fornitore) a cui il documento è destinato.

La selezione avviene tra i contatti presenti in anagrafica ed è sufficiente cominciare a scrivere la ragione sociale o il cognome nell’apposita casella.

Il pulsante con il cannocchiale a destra permette di ricercare un contatto se non si conosce esattamente la ragione sociale.

Una volta selezionato il contatto tutti i dati fiscali verranno riportati in automatico nei campi del box Cliente.

Se la destinazione è diversa è possibile poi compilare anche manualmente il box Destinazione.
Nel caso in cui il cliente non sia già presente in anagrafica il programma chiede di inserirlo e si apre direttamente la maschera seguente:

L’inserimento è completamente assistito e semplificato grazie alla formattazione automatica dei campi:

-      Ragione sociale e indirizzo vengono automaticamente formattati con tutte le iniziali maiuscole durante la digitazione.

-      La selezione del Comune avviene da un archivio già presente nel programma che automaticamente inserisce anche il CAP e la provincia.

-      L’email ed il sito web vengono formattati tutti in minuscolo.

-      Il codice fiscale viene formattato tutto in maiuscolo e controllata la correttezza formale, così come per la partita IVA.

Se necessario è possibile comunque disattivare la formattazione automatica togliendo la spunta dalla relativa voce in alto e si riprende così il controllo delle lettere maiuscole e minuscole.

Il nuovo contatto inserito viene automaticamente memorizzato anche in anagrafica.


Dalla scheda generale è possibile anche specificare la modalità di pagamento e l’eventuale banca di appoggio.

Le liste Modalità di pagamento e Banche di appoggio sono personalizzabili premendo il tasto F3 quando ci si trova sulla rispettiva casella, oppure aprendo i relativi archivi dalle voci di menu:

Archivi di base à Modalità di pagamento

Archivi di base à Banche di appoggio

I dettagli del documento, ossia i prodotti/servizi che ne fanno parte si gestiscono dalla scheda “2. Dettagli”:

Cliccando sul pulsante “Nuova riga” si può scegliere di aggiungere:

- un nuovo dettaglio con codice articolo (non obbligatorio), descrizione, unità di misura, quantità, prezzo unitario, eventuale sconto percentuale, aliquota IVA.

- una nota (selezionabile da una lista di note predefinite e personalizzabile)

- una riga vuota (per distanziare le altre righe inserite)

Mano mano che vengono salvate le varie righe che compongono la fattura, tramite il pulsante “Salva riga”,  il programma calcola in tempo reale il totale per ogni riga ed il totale imponibile, totale IVA e totale documento visualizzato nelle apposite caselle in alto a destra.

Si possono anche importare i dettagli da un altro documento esistente cliccando sul pulsante “Importa da altro doc.”. Si aprire così una finestra che permette di ricercare il documento e importare tutti o una parte dei dettagli nel nuovo documento che stiamo creando:

All’apertura della maschera di importazione vengono visualizzati tutti i documenti dello stesso cliente, di tipo differente e non ancora importati.
E’ possibile comunque variare i parametri del filtro.

Una volta selezionato il documento d’interesse, in basso vengono riepilogati i vari dettagli presenti in esso.

E’ possibile deselezionare eventuali dettagli che non si vuole importare, dopodiché, cliccando sul pulsante “Importa selezionati”, tutte le righe spuntate finiranno nel documento corrente.

Si può anche generare un nuovo documento, partendo da un altro documento già presente, tramite il tasto clona sulla barra di navigazione record in basso.

Le freccette blu a destra permettono anche di spostare la riga selezionata in alto o in basso rispetto alle altre, in modo da avere la massima flessibilità nella compilazione del documento.

Le informazioni sull’eventuale trasporto sono gestibili dalla scheda “3. Trasporto

Da qui è possibile selezionare la causale, trasporto a cura di, il vettore/conducente, porto, il numero dei colli, l’aspetto esteriore e il peso.

Tutte le liste sono personalizzabili premendo il tasto F3 quando si è posizionati sulla relativa casella oppure tramite le rispettive voci di menu degli archivi di base.

Infine è possibile aggiungere eventuali note sul documento dalla scheda “4. Altri dati”.

A questo punti possiamo salvare il documento tramite il pulsante “Salva”  sulla barra in basso.


Cliccando sul pulsante “Stampa”  se è il primo documento che si sta stampando e non sono ancora stati inseriti i dati della vostra azienda che compariranno nell’intestazione del documento, il programma chiederà di inserirli aprendo l’apposita maschera (vedi più avanti nella guida il capitolo Archivi di baseà Emittente); altrimenti si apre l’anteprima di stampa del documento corrente:

Da qui è possibile mandare il documento in stampa oppure esportarlo in formato HTML.

Per creare il documento in pdf si consiglia di installare una stampante virtuale come Cute Pdf Writer, disponibile gratuitamente sul sito www.cutepdf.com


Ricerca di un documento

Tramite il potente filtro in alto è possibile ricercare un documento per tipologia, modalità di pagamento utilizzata, cliente o range di date di emissione.

Nella parte centrale appaiono tutti i documenti corrispondenti alla combinazione dei criteri selezionati e semplicemente cliccando sul documento d’interesse appaiono nella parte bassa della maschera tutti i dettagli.

E’ possibile quindi modificarlo, visualizzarne un’anteprima o stamparlo tramite gli appositi pulsanti sulla barra in basso.


Calcolare il totale di una lista di documenti

Per calcolare il totale di una lista di documenti filtrata:

- cliccare sulla freccetta in alto a sinistra della lista dei documenti in modo da aprire il box indicato in figura

- selezionare uno dei campi numerici di cui si vuole calcolare il totale (IVA, Imponibile o Totale)

- cliccare sul pulsante con il simbolo della sommatoria.

La somma verrà effettuata su tutti i record visualizzati o solo su quelli selezionati in funzione del cerchietto spuntato a destra.


Anagrafica

Dalla scheda anagrafica è possibile gestire le informazioni dei clienti e fornitori che possono essere memorizzate in modo semplice e veloce siano essi persone fisiche o aziende, enti, organizzazioni.

Per ogni azienda è possibile tenere traccia anche di un numero illimitato di referenti, specificandone per ognuno la posizione e i relativi dati di contatto (telefono, cellulare, email).

E' possibile inoltre creare delle liste di contatti ed inserire ogni contatto anche in più liste per semplificarne così la ricerca e l'organizzazione logica a seconde delle proprie esigenze.


L'inserimento dei dati anagrafici è completamente assistito dal programma in tempo reale:

-      formattazione automatica durante la digitazione dei campi ragione sociale, nome e cognome e indirizzo con iniziali maiuscole.

-      compilazione automatica dei dati del comune con CAP e provincia iniziando a digitare solo le prime lettere

-      controllo della correttezza formale del codice fiscale e partita iva

-      verifica durante la compilazione della scheda se il cliente è già presente nell'archivio per evitare la presenza di anagrafiche doppie.

L’anagrafica è  divisa in tre schede:

  • Generale che contiene i dati principali del contatto
  • Referenti che contiene i dati dei referenti e i loro rispettivi dati di contatto
  • Dati fatturazione che può contenere i dati di fatturazione (anche una sede legale diversa dalla sede operativa) e i dati bancari.

Il pulsante a fianco dell’indirizzo permette di visualizzare direttamente in Google Maps l’indirizzo del contatto; il pulsante a fianco del campo email consente di inviare un messaggio di posta elettronica tramite il programma di posta predefinito; infine il pulsante a fianco del sito web apre il browser predefinito direttamente sul sito internet.


Sono a disposizione inoltre una serie di stampe dei contatti.

Cliccando su Stampa  infatti si può scegliere di stampare:

  • la scheda anagrafica del contatto corrente
  • un’etichetta con l’indirizzo (eventualmente da applicare su una busta)
  • l’indirizzo direttamente su una busta da lettera.
  • l’intera lista visualizzata di indirizzi su etichette
  • l’intera lista visualizzata di indirizzi su buste
  • la lista di tutti i contatti in formato A4


 

Archivi di base

Dal menu superiore “Archivi di base” è possibile personalizzare i dati di tutte le tabelle di base del programma:

  • Archivio dei comuni d’Italia con relativi CAP e province
  • Utenti abilitati ad utilizzare il programma e relativi permessi.
  • Stati giuridici, postalizzazioni e titoli dei referenti per l’anagrafica.
  • Tutti gli archivi correlati ai documenti (Causali, Modalità di pagamento, Banche d’appoggio, Trasporto a cura del, Vettori, Aspetti esteriori, Unità di misura, Note)
  • La voce Emittente permette d’impostare i dati e il logo della propria azienda, che appaiono nell’intestazione delle stampe dei documenti emessi.

 Gestione utenti

Tramite questa maschera, raggiungibile dal menu “Archivi di base à Utenti”, è possibile creare e gestire gli utenti abilitati all’utilizzo del programma.

Per ogni utente è possibile impostare i seguenti permessi:

  • Gestione utenti
    Se questa voce è spuntata l’utente corrente avrà i diritti di creare nuovi utenti o modificare gli utenti esistenti. Si consiglia di abilitare questa possibilità solo all’utente amministratore.

Se questa voce non è spuntata l’utente corrente avrà comunque la possibilità di modificare la propria password di accesso al programma.

  • Gestione Archivi di base
    Se questa voce è selezionata l’utente corrente potrà modificare tutti gli archivi di base del programma tramite l’apposito menu “3. Archivi di base”.

Sul lato destro poi si possono impostare all’utente corrente una serie di limitazioni e vincoli:

  • Accesso disabilitato
    Se questa voce è spuntata l’utente non potrà più loggarsi ed entrare nel programma, utile nel caso ad esempio di operatori che non lavorano più all’interno dell’azienda, o in qualsiasi caso si voglia disabilitare, anche per un certo periodo, l’accesso al programma a un particolare utente.
  • Nuovo disabilitato
    Se questa voce è spuntata l’utente corrente non potrà aggiungere nuovi documenti e nuovi contatti in anagrafica.
  • Modifica disabilitato
    Se questa voce è spuntata l’utente corrente non potrà modificare i documenti esistenti e i contatti in anagrafica.
  • Elimina disabilitato
    Se questa voce è spuntata l’utente corrente non potrà cancellare documenti e contatti in anagrafica.

In pratica eliminando la 2 spunte delle voci a sinistra e spuntando le 3 voci Nuovo disabilitato, Modifica disabilitato ed Elimina disabilitato a destra, si crea un utente che può accedere al programma in sola consultazione, ossia può ricercare, visualizzare e stampare i dati esistenti, ma non può modificare nulla.


Emittente

Attraverso la maschera che si apre dal menu Archivi di Base à Emittente è possibile impostare i dati e il logo della propria azienda, che appaiono nell’intestazione delle stampe dei documenti emessi

Per il logo è possibile selezionare un file jpg che verrà automaticamente ridimensionato dal programma.


Opzioni e utility

La scheda Opzioni e utility gestisce diverse funzioni:

  • Backup

Per eseguire il backup dei dati è necessario scegliere la cartella che conterrà il backup e successivamente cliccare:

- sul tasto “Backup database” per eseguire il backup del database corrente del programma.

Si può anche scegliere, apponendo l’apposita spunta, di eseguire il backup automatico del database ad ogni chiusura del programma (consigliato!).

  • Licenze
    Da utilizzare per registrare il programma o attivare eventuali modifiche sulla licenza.
  • Apri Fattura Impresa all’avvio del computer
    Se spuntata avvia il programma in automatico all’accensione del computer.
    Utile se si fa un uso frequente del programma.

  • Aliquota IVA e unità di misura predefinita
    Se si seleziona una voce dalla lista verrà inserita in automatico ad ogni inserimento di un nuovo dettaglio sui documenti.
    Utile per velocizzare la compilazione dei documenti.

  • Colori
    Consente di personalizzare a proprio gusto i colori dei vari componenti del programma

In fondo alla maschera Opzioni e Utility è visualizzato il percorso dove sono memorizzati i database del programma.


 Registrazione del programma

Per utilizzare pienamente “Fattura Impresa” è necessario effettuare la registrazione.

Per registrare il programma, è sufficiente spostarsi nella maschera “Opzioni e utility”,  inserire, nell’apposito campo, il codice licenza ricevuto via e-mail al momento dell’acquisto e cliccare sul tasto “Acquisisci licenza”.

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